Chi lavora nella comunicazione e nel marketing di un’azienda si sarà sicuramente trovato nella situazione di voler organizzare un evento per coinvolgere fornitori, partner o clienti. Un evento, infatti, è un momento strategico nella vita di un’azienda che le consente di farsi conoscere e mantenere relazioni con il proprio target all’interno di un momento conviviale all’insegna della propria filosofia e dei propri valori.
Soprattutto oggi, dopo due anni di stop a causa della pandemia, le aziende necessitano più che mai di riproporsi sul mercato e di farlo in maniera efficace, e gli eventi, permettendo di raggiungere, in una sola giornata o serata, più persone possibili interessate al proprio business, rappresentano ottime occasioni per fare pubbliche relazioni. Un’opportunità sicuramente da non sottovalutare. Inoltre, vivere insieme all’azienda un momento piacevole, promosso da lei, creerà nei partecipanti un ricordo importante del brand: se l’evento è ben organizzato e gli ospiti si divertono e si sentono parte di un momento unico di condivisione sarà facile collegare il brand a un ricordo positivo.
Infine, più in generale, l’evento è puro svago, dove è possibile alleggerire gli spiriti, conoscersi in un contesto più informale, allargare le proprie conoscenze e raccogliere più approvazioni possibili. Ad ogni modo, affinché sia efficace, un evento deve seguire un solo imperativo: essere organizzato nei minimi dettagli.
I diversi tipi di evento
Gli eventi non sono tutti uguali, infatti essi rispondono a una vasta gamma di obiettivi per ogni entità che li organizza. Ma quali tipi di eventi esistono?
Gli eventi aziendali sono pensati per lo sviluppo degli obiettivi aziendali, sia quelli diretti alla clientela sia quelli rivolti agli impiegati, come possono essere la comunicazione e la formazione.
Gli eventi di beneficienza o di raccolte fondi sono promossi da un gruppo di persone che condividono le stesse idee. Lo scopo è, appunto, quello di raccogliere denaro per una determinata causa o di sensibilizzare il prossimo.
I puri eventi e spettacoli sono esplicitamente pensati come esperienze d’intrattenimento per il divertimento del pubblico, hanno una forte componente artistica, e il pubblico è sempre molto vasto.
Durante gli eventi sportivi l’individuo è spettatore o partecipante attivo di uno spettacolo, dove sono incluse le attività sportive, ludiche e le competizioni.
Gli eventi sociali hanno un’orientazione privata o familiare: le lauree, i compleanni, le rimpatriate fra vecchi amici o familiari costituiscono alcuni degli esempi più rappresentativi degli eventi sociali.
Meeting o convention hanno come obiettivo principale l’interscambio di informazione, il dibattito o la discussione. La differenza tra le due sta nella periodicità con cui vengono organizzati, nella durata e nel volume dei partecipanti.
Dalle occasioni più informali agli eventi più strutturati, la parola d’ordine è una sola: organizzazione.
Le fasi fondamentali
Organizzare un evento richiede molto tempo ma, se si vuole ottenere un discreto successo, il segreto risiede nella sua pianificazione. Proprio per questo è fondamentale stilare una lista delle cose da fare e seguire tutti gli step alla lettera.
Prima di tutto, è bene definire gli obiettivi: una condizione preliminare più che necessaria. È importante determinare in modo chiaro e preciso cosa si desidera ottenere con uno specifico evento, in quanto questo condizionerà tutte le scelte successive.
Un altro momento fondamentale nell’organizzazione di un evento riguarda la definizione del concept, cioè l’identificazione di un’idea portante. In linea con gli obiettivi aziendali del momento e fedele alla vision aziendale di sempre, il concept una volta chiarito sarà il “fil rouge” che guiderà tutte le scelte.
Il budget è un fattore importante, che va definito prima di procedere con la progettazione dell’evento e mai in corso d’opera. A quanto ammontano le disponibilità? Si può contare su altri aiuti? Non bisogna poi dimenticare che nel budget va inclusa anche la comunicazione dell’evento, necessaria per farlo conoscere al pubblico.
Logicamente un evento deve svolgersi in un luogo fisico e, quando possibile, anche nella sede centrale dell’azienda. Potrebbe essere un ottimo modo per far conoscere al pubblico i propri spazi. Tutto dipende dal tipo di evento, resta il fatto, però, che il contesto possa essere valorizzato e adattato all’occorrenza.
Ogni evento richiede uno sforzo di squadra per gestire tutti i dettagli, infatti sarebbe impossibile organizzare un intero evento in totale solitaria senza avvalersi di collaborazioni. Per questo è bene prendere in considerazione la possibilità di lavorare in team, coinvolgendo nell’evento figure specializzate in ogni area con competenze trasversali e complementari. In questo modo, ognuno sarà responsabile della propria area di lavoro e concorrerà alla perfetta riuscita dell’evento.
In ultimo, per ottenere grande visibilità e riscontro da un evento, è necessario farlo conoscere ai diretti interessati, aumentare l’autorevolezza e creare l’attesa. È importante dunque occuparsi di comunicare il messaggio alla base dell’evento con i mezzi più adeguati a seconda del tono di voce aziendale e del target, dalla pubblicità tradizionale all’utilizzo dei canali social.
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