Allestimento stand per convegno nazionale

Quando ci incontriamo per prendere il brief con la responsabile marketing della divisione Wound di Mölnlycke Health Care, l’appuntamento cade in una calda mattina di fine luglio. C’è nell’aria tutta la piacevolezza di un tempo lavorativo a ridosso dell’estate, con ampio margine per un progetto da chiudere a ottobre e già un buon abbozzo, assolutamente non complicato, di uno spazio espositivo di soli sei metri per due. A questo si aggiunga un clima sereno tra di noi, che ci viene dalla consuetudine di occuparci da anni della loro presenza a questo genere di convegni. Insomma potremmo stilare noi ad occhi chiusi le loro necessità, un desk, uno spazio magazzino, un monitor, le sedute, i portabrochure… 

Se non fosse che, ad ogni nuova edizione, cambia la sede del convegno in Italia, e occorre contattare l’ente gestore per avere i parametri di realizzazione progettuale e strutturale dello stand; cambia il focus della comunicazione e occorre navigare per ore nel materiale messo on line da Mölnlycke Health Care, casa madre, per trovare la giusta sintesi; cambiano perfino le linee guida e occorre decifrarle “istituzionalmente” per poi declinarle “creativamente”.

E’ buona abitudine, di ritorno dall’appuntamento, redigere un bel “report” dove mettiamo nero su bianco le richieste specifiche e incolonniamo ogni singola voce in una utilissima “to do list” che stabilisce cosa facciamo noi e cosa fanno loro, cosa forniscono loro e come procediamo noi! 

Un passaggio fondamentale quest’anno, per supportarci dopo la pausa estiva, nella ripresa lavorativa a concretizzare il progetto… che strada facendo si è ampliato e arricchito di “altro da fare”: ricerca gadget, personalizzazione t-shirt, invito al workshop, cartolina contatto fundraising…

A Settembre il ritmo si fa intenso. E’ arrivato il momento di concretizzare le idee: inviare il progetto definitivo dello stand all’allestitore che realizzerà “fisicamente” pareti, mobili, desk e tutti gli elementi di arredo necessari e previsti nel progetto; preparare gli esecutivi dei diversi materiali di comunicazione nei formati per stampa digitale su forex, su tessuto e su silicone.
Siamo in dirittura finale: è arrivato il giorno di partire per assistere alla messa in opera dello stand. A lavoro ultimato, attendiamo l’arrivo del cliente che prende visione del tutto e dà il suo OK finale.

Molnlycke ciente soddisfatta

Di tutta la lavorazione, che va dai 12 metri quadri ai 7 mm, ci piace raccontare due episodi, emblematici… andati a buon fine.

Il primo riguarda la personalizzazione sui braccialetti in silicone, in tre colori assortiti, per un ingombro minimo di cm 8 x 7 mm di altezza. Niente di più semplice! Bastava trovare il claim, metterlo nella font istituzionale, accostare il logo e far stare il tutto nelle dimensioni date! E invece anche le cose più semplici e più piccole possono trasformarsi in “grossi quantitativi” con tanto di errore. Nel nostro caso addirittura su 500 pezzi. Il fornitore infatti viste le piccole dimensioni, decide di ingrandire il logo Mölnlycke spostando arbitrariamente a sinistra le sue 5 bolle! Peccato che il logo Mölnlycke non possa essere girato a piacimento: le sue 5 bolle o stanno sopra o si tolgono del tutto. Fermata in tempo la libera interpretazione sul tema, abbiamo rispettato la consegna e la buona riuscita del gadget.

Accade anche che, in chiusura, a pochissimi giorni dalla messa in opera dell’allestimento, con esecutivi delle pareti già inviati in stampa su forex, ci chiamino per avvisare di togliere da un pannello il nome di un prodotto di cui era meglio non anticipare nulla… era solo un nome, corpo 50 in bianco su banda grigia, un nulla nell’economia generale dell’intera comunicazione, ma bisognava provvedere ad eliminarlo. In una mezz’ora abbiamo escogitato di tutto, dalla “pezza” di pellicola adesiva grigia, all’adesivo con strillo “COMING SOON” volutamente evidente… poi la soluzione più semplice: una telefonata allo stampatore per verificare come eseguire un “pronto intervento” che ci tolga d’impaccio. Fortunatamente era l’unico file non ancora andato in stampa! Rimandato l’esecutivo! Problema risolto!