Partecipare ad una fiera senza una pianificazione intelligente significa sprecare un sacco di budget e avere ZERO ritorni. Vediamo come evitare questo.
Ogni anno vengono organizzate centinaia e centinaia di fiere di settore che rappresentano per molti business la possibilità di trovare nuovi clienti, stringere partnership, lanciare nuovi prodotti e così via.
Se prendiamo lo scenario italiano, proprio per la nostra propensione al dettaglio e alla specializzazione, le fiere di settore riuniscono un gran numero di aziende e di partecipanti.
Ad esempio, secondo alcuni dati provenienti dal sito ufficiale del Vinitaly, solo nel 2018 sono state ben 4.380 le aziende vinicole espositrici.
Come emerge da uno studio condotto dall’Associazione Esposizioni e Fiere Italiane, nel 2016 gli espositori in tutta Europa erano ben 724.488 con un totale di 71,6 milioni di visitatori.
Con la Pandemia questo scenario è stato naturalmente ridimensionato, ma il 2022 si preannuncia un anno di grande ripresa e opportunità grazie ai numerosi fondi stanziati.
Vediamo in questo articolo come prepararsi al meglio e in maniera intelligente per questo 2022 fieristico, ingegnandosi per ottimizzare i budget aumentando l’efficienza e misurando i risultati.
10-12 mesi prima: definire gli obiettivi in modo chiaro
🔴 Qual è l’obiettivo che ti spinge a partecipare?
❓ Vuoi migliorare la tua immagine aziendale attraverso riconoscimenti da parte dei media?
❓ Fidelizzare contatti già esistenti?
❓ Cercarne di nuovi?
❓ Lanciare nuovi prodotti?
❓ Aumentare le vendite?
Qualsiasi sia il tuo obiettivo, la prima cosa da fare è averlo ben chiaro in mente in modo da direzionare tutti i propri sforzi verso il raggiungimento di questo, evitando di perdere tempo (e budget) in attività che non ti avvicinano all’obiettivo.
È importante specificarlo in maniera più dettagliata possibile perché anche obiettivi simili potrebbero avere diversi modi per raggiungerli.
Ad esempio potremmo essere tentati di vedere obiettivi come “aumentare le vendite” e “trovare nuovi clienti” come intercambiabili, ma in realtà non lo sono.
Se vogliamo aumentare le nostre vendite, vogliamo farlo a prescindere se i clienti siano attuali o potenziali, e molto stesso cominciare dai clienti già acquisiti ci permette di risparmiare budget e di aumentare le possibilità di successo.
Se invece vogliamo trovare nuovi clienti è perché magari abbiamo testato un prodotto sui clienti attuali, sappiamo che funziona, e vogliamo “scalare” su un pubblico più ampio, simile o diverso dai nostri clienti; le strategie di comunicazione in questo caso saranno completamente diverse.
Una fiera è frequentata da potenziali clienti, ma non solo: fornitori, distributori e media possono rappresentare un’occasione importante per la tua azienda.
Il punto di partenza è avere chiari gli obiettivi commerciali e il settore industriale su cui si vuole puntare.
9 mesi prima: pianificare la fiera
Ora che hai ben chiari i tuoi obiettivi, considera la situazione finanziaria della tua azienda e definisci un budget massimo per il tuo evento.
Per prepararti al meglio, una cosa su cui non potrai proprio permetterti di risparmiare è lo staff. Componi il tuo team scegliendo alcune figure fondamentali:
✔️ Personale professionale: un coordinatore e un’équipe di venditori in grado di accogliere il visitatore considerando un’ampia gamma di argomenti possibili;
✔️ Hostess per stabilire relazioni con i passanti, mostrare loro i prodotti, raccogliere contatti e regalare gadget;
✔️ Agenzia di comunicazione: delle risorse che si occupino di aggiornare in tempo reale i canali social con contenuti che riguardano l’evento.
Comporre un team di professionisti all’altezza delle sfide del tuo business è sempre la scelta migliore per ottimizzare i costi di realizzazione e al contempo aumentare i risultati.
In ultimo, valuta di includere un fondo imprevisti (onnipresenti al giorno d’oggi!) e pensa a destinare una parte del tuo budget per le assicurazioni.
6 mesi prima: progettare lo stand per catturare l’attenzione dei visitatori
Una volta definito budget massimo e obiettivi di business, bisogna pensare a come declinare la propria presenza e le varie attività di comunicazione sulla base di:
👉 Target e Segmenti
👉 Cosa stanno facendo i competitor
👉 Natura dell’evento e spazi a disposizione
Questa è la fase in cui viene sviluppato il concept creativo.
Il concept è un progetto iniziale, non definitivo, che quindi può essere soggetto a cambiamenti e modifiche.
Il nostro consiglio è quello di partire con un brainstorming su un desiderio generico iniziale, come ad esempio: “vorrei un deejay, un buffet, un videoproiettore per mostrare il funzionamento dei miei prodotti, etc”
In questa primissima fase iniziale è bene lavorare sulla quantità delle idee più che sulla qualità, mettendo sul piatto quante più idee possibili senza giudicare.
Solo successivamente andare a prioritizzare le varie idee sulla base di:
📍 Quali sono i nostri obiettivi e quali risultati vogliamo raggiungere
📍 Quale idea ci porterebbe più risultati con meno investimento
📍 Quanto siamo sicuri o incerti che un’attività possa funzionare
📍 Se funziona, quanto impatto può avere un’attività rispetto un’altra
In questo modo saremo sempre focalizzati sui risultati e andremo ad escludere attività magari molto costose ma che non ci aiutano a raggiungere il nostro obiettivo, e al contrario implementare attività semplici che hanno un alto impatto.
Per questo motivo è bene NON risparmiare sulla scelta del team.
Avere persone competenti con un forte expertise e casi studio nel settore, può permetterti di risparmiare molto nella scelta e l’implementazione del concept creativo, risparmiando soldi e focalizzandosi sui risultati.
5 mesi prima: prendere contatti con l’organizzatore dei servizi fieristici
È arrivato il momento di prendere contatto con i fornitori e richiedere i preventivi.
Per farlo devi avere le idee molto chiare sulle tue necessità, ma se hai seguito tutti gli step indicati dovresti essere sulla buona strada.
Verifica che i fornitori individuati abbiano delle buone referenze o delle buone recensioni per assicurarti di rivolgerti a persone competenti, e se ritieni che sia il caso (perché magari non hai un team marketing interno che ti supporti nelle fasi precedenti), cerca di coinvolgerli anche nelle fasi iniziali.
Questo ti eviterà un estenuante lavoro alla ricerca di un concept, che poi si rivelerà magari troppo costoso e inadatto a raggiungere i tuoi obiettivi di business.
L’allestimento e la progettazione del tuo stand è la parte più importante per prepararsi ad una fiera. L’area espositiva dovrà comunicare e rafforzare le caratteristiche dell’azienda e dovrà essere creativa ed originale per distinguersi dalla concorrenza.
Per questo è necessario fare una minuziosa analisi degli spazi, dei flussi di percorrenza e degli stand adiacenti in modo da darti il giusto risalto.
Un allestimento efficace fa leva sui colori dell’azienda, è conforme alla Company Identity ma è allo stesso tempo deve evidenziare il valore aggiunto dei prodotti che intendi presentare e deve seguire un obiettivo commerciale ben preciso.
Cosa succede, ad esempio, se scopriamo che di fronte abbiamo un nostro competitor che veste i nostri stessi colori aziendali?
Ne abbiamo parlato nel nostro articolo: Vendere in Fiera: adattare la Comunicazione al tuo Business.
In ogni caso, gli elementi che non devono mancare sono:
✅ un sistema per monitorare l’afflusso di persone che decide di intrattenersi con il tuo stand
✅ una strategia di Lead Generation per convertire i visitatori in Contatti
✅ la possibilità di provare il tuo prodotto (attraverso un sample o una free trial)
✅ dei venditori che parlino con il “tono di voce” della tua azienda
✅ opportunità esclusive per clienti e partner
✅ comunicazione digitale e/o trasmissione in streaming dell’evento
3 mesi prima: diffondete le notizie e fate pubblicità
Ora è tutto pronto per promuovere il tuo evento!
Innanzitutto progetta la comunicazione esterna partendo dal tuo stand: non limitarti ad esporre i tuoi prodotti e servizi, ma metti in luce le tue competenze e i tuoi valori aziendali.
Fai vedere ai tuoi utenti cosa stai facendo, condividi con loro i tuoi progressi e coinvolgili nei lavori in corso. Questa è un’occasione non solo per vendere i tuoi prodotti, ma è una vetrina per tutto il tuo business, quindi non avere paura anche di chiedere dei feedback a utenti potenzialmente in target!
La lista delle attività da lanciare per pubblicizzare la tua partecipazione ad una fiera sono infinite, ma vediamo le più comuni:
👉 Social Media Marketing per una presenza online costante che ti permetterà di coinvolgere prevalentemente ad utenti che già ti conoscono, e dare visibilità su ciò che stai preparando anche ad utenti che ancora non ti conoscono
👉 Advertising e Direct Marketing per raggiungere facilmente (ma investendo del budget) utenti che non ti conoscono e invitarli a compiere un’azione specifica come prenotare un appuntamento in fiera, scaricare una brochure, iscriversi alla newsletter e così via
👉 Email Marketing per tenere aggiornati i contatti più interessati e comunicare loro alcune opportunità esclusive aperte soltanto alla tua lista di contatti
👉 Attività offline come volantinaggio o affissioni che possono essere molto efficaci soprattutto se condotte con consapevolezza, attraverso venditori preparati coerenti con il tono di voce della tua azienda e un sistema di tracciamento per i risultati
1-2 mesi dopo l’evento: non smettere di comunicare!
La fase post evento è la parte fondamentale di una fiera, ancor più rispetto ad altri canali.
È importante lavorare molto nei 2 mesi successivi per far fruttare al massimo il rapporto con i potenziali clienti e trasformare l’investimento in risultati concreti e misurabili.
È necessario creare delle azioni di follow-up non solo verso i potenziali clienti con cui sei in fase di negoziazione, ma anche ai clienti già acquisiti e a tutti i visitatori al tuo stand per lasciare un bel ricordo della tua azienda.
Uno dei canali più utilizzati è sicuramente il canale Email, attraverso cui mandare diversi flussi in base al segmento (ad esempio il segmento dei “visitatori”, dei “prospect”, dei “clienti”, etc) proponendo sconti, vantaggi esclusivi o semplicemente ringraziando per l’incontro in fiera.
Un altro canale che sta prendendo molto piede in questo tipo di strategie è Telegram, che al rispetto alle mail vanta dei tassi di apertura molto più alti e la possibilità di sfruttare le Push Notification.
Dopo di che, fai confluire i tuoi segmenti di target all’interno di una strategia di comunicazione di lungo periodo, come la Newsletter, attività di Content Creation e tutto ciò che può creare interesse verso la tua azienda.
Ricapitolando
In questo articolo abbiamo visto:
- L’importanza di essere presenti in una fiera di settore, nonostante le difficoltà legate al Covid
- Come riuscire a definire chiaramente i propri obiettivi per la fiera in modo da ottimizzare il budget e aumentare i risultati
- Su cosa valutare un team di professionisti e le competenze su cui ASSOLUTAMENTE non devi risparmiare
- Cosa dovresti analizzare nel dettaglio prima di passare alla fase di definizione del concept creativo
- Come trovare idee efficaci e prioritizzare quelle a più alto impatto
- Come il giusto team con esperienza può aiutarti a trovare la strategia ottimale per te senza sperperare soldi
- Le cose che non dovrebbero MAI mancare al tuo stand per una Comunicazione d’impatto
- Alcuni dei canali principali per fare pubblicità online e offline
- L’importanza dei follow-up per i vari segmenti di target e di una strategia post-fiera
Ti ringraziamo per aver letto fin qui, significa che ti interessa davvero come implementare una Strategia di Comunicazione Fieristica efficace per la tua Impresa.
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P.S.: la Consulenza è assolutamente senza vincoli, pensata a scopo conoscitivo. Se poi capiremo di essere i Partner giusti per te, possiamo pensare di cominciare una Collaborazione; in caso contrario, condivideremo comunque con te qualche suggerimento 😉